9 bước Quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp thành công trong cuộc sống.

Mỗi người trong chúng ta có những xuất phát điểm khác nhau. Bởi vì chúng ta khác nhau về gia đình, văn hóa, điều kiện giáo dục, thể chất… Duy chỉ có một thứ tất cả mọi người đều bình đẳng với nhau, đó là thời gian. Ai cũng có 24 giờ một ngày, 168 tiếng một tuần.

Sử dụng thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng giúp bạn quản lý cuộc đời và sự nghiệp. Sau đây là 9 bước Quản lý thời gian hiệu quả:

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp thành công trong cuộc sống.

Lập danh mục các mục tiêu hiện tại, sắp tới và mục tiêu thông thường hàng ngày.

Bạn cần biết chính xác những gì mình cần phải hoàn thành hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.

Xếp hạng/đánh giá các mục tiêu theo mức độ quan trọng.

Không phải mục tiêu nào cũng quan trọng như nhau. Bạn chỉ có chừng ấy thời gian, hãy chắc chắn là bạn đặt ưu tiên hàng đầu cho những mục tiêu quan trọng nhất.

Lập danh sách các công việc cần thiết phải làm để đạt được mục tiêu.

Các công việc cụ thể nào bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu? Nhớ là phải thật cụ thể nhé.

Chia các công việc này theo danh mục, sử dụng cách phân loại A, B, C.

Trong đó, A là nhóm quan trọng và khẩn cấp. B là nhóm hoặc quan trọng, hoặc khẩn cấp. C là nhóm các công việc thông thường, không quan trọng cũng không khẩn cấp, nhưng vẫn cần phải hoàn thành.

Có kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu.

Lập thời gian biểu, lịch trình cho các công việc tùy theo mức độ ưu tiên đã đưa ra trước đó.

Hãy lập kế hoạch làm việc hàng ngày. Mỗi sáng hoặc cuối ngày hôm trước, hãy đưa ra danh mục 5 việc hoặc các công việc bạn cần làm trong ngày. Sau đó, xếp mức độ ưu tiên các công việc theo tiêu chí quan trọng và khẩn cấp.

Hoạch định danh mục các công việc từng ngày sao cho có đủ các nhóm việc A, B, và C.

Tốt nhất là nên trãi đều 3 nhóm công việc này trong ngày để bạn không bị áp lực với các công việc có mức độ đòi hỏi cao. Và bạn cũng nên nhớ phải thực tế với những gì bạn có thể hoàn thành trong khoảng thời gian cho phép.

Hãy nhận thấy rằng công nghệ hiện làm cho mọi thứ được kết nối quá dễ dàng.

Bạn nghĩ lại xem, trong một khoảng thời gian ngắn, có bao nhiêu cuộc điện thoại, email, tin nhắn, các bài viết trên mạng xã hội, hay những người khách đến mà không có trong lịch trình. Một số cần thiết để xử lý công việc. Trong khi một số khác lại gây phiền nhiễu, phân tâm. Hãy xem xét mức độ quan trọng của các thông tin bạn nhé!

Sẽ thành công khi biết chính xác những gì mình cần phải hoàn thành hằng ngày

Nên biết rằng mức độ ưu tiên có thể thay đổi khi bạn thực hiện công việc.

Thông tin mới có thể làm thay đổi mức độ quan trọng hay tính khẩn cấp của công việc. Khi bạn nhận được thêm thông tin, hãy xem lại danh mục ưu tiên và điều chỉnh cho thích hợp.

Hãy nhớ rằng mục tiêu là quản lý sao cho các công việc hoàn thành hiệu quả và hiệu suất nhất có thể.

Mục tiêu của chúng ta không phải là trở thành chuyên gia trong việc tao ra danh mục công việc cần làm. Hãy tìm ra cách nào phù hợp nhất với bạn và sử dụng nó.